Prelucrarea datelor cu caracter personal
NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL în cadrul NOVUS MEDICAL CLINICĂ S.R.L.
din perspectiva Regulamentului UE 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE
NOVUS MEDICAL CLINICĂ S.R.L. cu sediul în Ploiești, Str. Vasile Lupu, Nr. 2, Bl. 32E și F parter, Jud. Prahova și punctul de lucru în Ploiești, Bdul Republicii, Nr. 143, Bl. 31B1 – 31B2, Jud. Prahova, înregistrată la ORC Prahova sub nr. J2006001267299, având CUI 18745548, e-mail: [email protected] ; reprezentată legal prin Administrator, are calitatea de operator de date în baza Regulamentului European 2016/679 și este responsabilă de prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal pe care le colectăm direct sau prin împuterniciții noștri, direct sau indirect de la dvs. în calitate de persoana fizică vizată – pacient.
Responsabilul cu protecția datelor (DPO) poate fi contactat la adresa de e-mail [email protected] sau prin corespondență la sediul societății. Prezenta notă se completează cu prevederile Legii nr. 190/2018 și, în ceea ce privește sistemele de inteligență artificială, cu prevederile Regulamentului (UE) 2024/1689.
Respectarea confidențialității și protecția datelor dvs. cu caracter personal este deosebit de importantă pentru noi.
Fiind vorba de o relație de natură medicală, care se derulează fără a se încheia un contract specific între Clinica noastră și dvs. ca pacient, în scopul respectării legii și a drepturilor dvs. este necesar să ne furnizați datele dvs. cu caracter personal. Refuzul dvs. de oferire a datelor necesare furnizării serviciului medical (prelevare de analize sau consultații medicale, investigatii medicale), de altfel acordat la cerere, determină imposibilitatea de acordare a serviciilor medicale.
INFORMAȚIILE PACIENȚILOR DEȚINUTE DE NOVUS MEDICAL CLINICĂ S.R.L.
În calitatea dvs. de pacient, pentru a beneficia de serviciile medicale pe care le solicitați aveți obligația de a furniza date cu caracter personal, acestea fiind necesare pentru: efectuarea programărilor, recoltarea probelor, efectuarea buletinelor de analize și a testelor solicitate, comunicarea rezultatelor analizelor, întocmirea fișelor medicale, a biletelor de trimitere pentru investigații, consultații sau internare, prescripții medicale, furnizarea de asistență medicală, informarea medicului trimițător (dacă este cazul), raportarea rezultatelor în cazul valorilor critice, gestionarea serviciilor de sănătate, precum și pentru raportările periodice către Casa de Asigurări de Sănătate, Direcția de Sănătate publică, CNAS și Ministerul Sănătății.
Temeiul prelucrării datelor privind sănătatea, prin sisteme manuale și automate, de către NOVUS MEDICAL CLINICĂ este reprezentat de art. 9 alin. 2 lit. h) din Regulamentul 2016/679. Prelucrarea se realizează de către sau sub responsabilitatea unui profesionist supus obligației de păstrare a secretului profesional, respectiv de către alte persoane supuse unei obligații echivalente de confidențialitate, în condițiile art. 9 alin. (3) din Regulament.
DE CE COLECTEAZĂ NOVUS MEDICAL CLINICĂ ACESTE DATE:
Colectăm numai datele dvs. personale absolut necesare pentru clinica noastră în scopuri determinate și legitime și în baza următoarelor temeiuri prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679:
- Servicii de medicină preventivă și de stabilire a unui diagnostic medical, de furnizarea de asistență medicală sau a unui tratament medical sau de gestionare a sistemelor și serviciilor de sănătate (procesare analize și investigații medicale);
- Serviciilor medicale, (asistență medicală, efectuarea programărilor medicale – în locațiile Clinicii, telefonic și/sau online – pentru pacienții clinicii, gestionarea eficientă a serviciilor medicale prin intermediul programărilor telefonice/ online potrivit politicilor interne adoptate la nivelul clinicii – contactare pacienți, inclusiv pacienții cronici pentru confirmare/reamintire programare; contactare/reamintire pacienți cronici pentru prezentare recoltare analize, contactul electronic rapid, recoltarea probelor, efectuarea buletinelor de analize și a testelor solicitate, acordarea consultațiilor medicale atât în cadrul clinicii cât și online, comunicarea rezultatelor buletinelor de analize, comunicarea/informarea medicului trimițător – dacă este cazul, raportarea rezultatelor în cazul valorilor critice, gestionarea serviciilor de sănătate), evaluarea satisfacției pacienților în legătură cu serviciile medicale prestate, inclusiv procesarea chestionarelor în vederea asigurării acurateței statisticilor interne;
- Accesării/vizualizării documentelor medicale și/sau a efectuării de teste: glucotest, HbA1c, ECG, ecografie, injecție (IM, IV, SC), perfuzie, analiză corporală, montare Holter TA și ECG, Test de efort, montare Test Poligrafie, indice glezna/brat, spirometrie, infiltrație, puncție, test de paternitate, colonoscopie/ endoscopie, prelevare probe biologice, etc;
- Îndeplinirea obligațiilor legale de înregistrare (arhivarea fișei pacientului, întocmirea biletelor de trimitere, registru de consultații);
- Îndeplinirea obligațiilor de transmitere către CNAS a datelor pacientului prin scanarea electronică a cardului său de sănătate, a fișei pacientului, a altor date personale obișnuite ale pacientului în scop statistic;
- Îndeplinirea obligațiilor legale sau a dispozițiilor statutare și de raportare aplicabile clinicii noastre, inclusiv de evidență a documentelor operaționale si financiar-contabile pentru procesarea plăților, recuperarea sumelor restante, revendicarea unui drept în instanță;
- Înscrierea și gestionarea participării în programul de fidelitate NOVUS MEDICAL CLINICĂ, inclusiv comunicarea, prin SMS sau e-mail, a punctelor acumulate și a modalităților de utilizare a acestora, în temeiul raportului juridic aferent programului;
- Pentru a monitoriza accesul în clinică potrivit normelor de protecție și securitate, în vederea îndeplinirii intereselor noastre legitime ( securitatea incintei prin supraveghere video);
- Comunicarea de mesaje comerciale privind serviciile clinicii noastre, prin intermediul poștei electronice sau telefonic, în scop de marketing direct, în temeiul consimțământului dumneavoastră;
- Comunicarea de mesaje tip SMS sau e-mail ce conțin urări cu ocazia zilei dumneavoastră de naștere.
- Îmbunătățirea serviciilor furnizate de NOVUS MEDICAL CLINICĂ.
- Gestionarea și analiza automatizată a apelurilor telefonice prin intermediul unei soluții bazate pe inteligență artificială, în scopul organizării programărilor și al asigurării calității serviciilor;
- Evaluarea satisfacției dumneavoastră și colectarea de feedback cu privire la serviciile primite, prin apel telefonic, prin chestionare transmise printr-un link comunicat prin SMS și prin invitații de a acorda o recenzie, transmise prin newsletter;
- Realizarea de materiale foto/video pentru promovarea serviciilor clinicii, pacienții fiind incluși exclusiv pe baza consimțământului explicit.
NOVUS MEDICAL CLINICĂ pune la dispoziția pacienților săi serviciul de accesare a rezultatelor analizelor medicale în format electronic prin accesarea site-ului www.novusmedical.ro – secțiunea Rezultate analize. Pentru serviciul de accesare rezultate analize în format electronic, NOVUS MEDICAL CLINICĂ prelucrează: nume și prenume, data nașterii, CNP, e-mail, număr de telefon, cod client unic de acces.
NOVUS MEDICAL CLINICĂ se angajează ca toate prelucrările de date personale pe care le efectuează să nu afecteze în nici un fel drepturile și libertățile dvs. ca persoane vizate.
DATELE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE DE NOVUS MEDICAL CLINICĂ:
Clinica noastră prelucrează următoarele categorii de date: nume, prenume, sex, vârstă, data nașterii, adresa, telefon, e-mail, semnătura, date privind sănătatea, date genetice, origine etnică, CNP, datele din actul de identitate (inclusiv copie de pe actul de identitate pentru anumite servicii medicale); calitatea de asigurat, informații bancare, înregistrări ale convorbirilor telefonice. Prelucrăm, de asemenea: transcrierile convorbirilor telefonice și metadatele acestora, răspunsurile furnizate în chestionarele de satisfacție și în recenzii, precum și imaginea și vocea, în situația în care ne-ați acordat consimțământul pentru utilizarea acestora în materiale de promovare.
PRELUCRAREA DATELOR PRIN SISTEME DE INTELIGENȚĂ ARTIFICIALĂ:
NOVUS MEDICAL CLINICĂ utilizează, prin intermediul furnizorului MedOcean [operat de DEQOD CONSULTING SRL, sediu in Str. Luceafarul, nr. 1, bl. T1, Sc. B, Et. 1, Ap. 6, Husi, Vaslui, 735100, avand CUI 43321543], în calitate de persoană împuternicită de operator, un sistem bazat pe inteligență artificială (IA) pentru gestionarea apelurilor telefonice ale clinicii, în scopul eficientizării programărilor și al îmbunătățirii calității serviciilor oferite pacienților.
În cadrul acestui proces, sistemul IA prelucrează înregistrările audio ale convorbirilor telefonice purtate între pacienți și personalul clinicii, inclusiv date privind sănătatea pacienților (simptome, diagnostic, programări, rezultate), care constituie date din categoria specială în sensul art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679 (RGPD). Temeiul juridic al acestei prelucrări este art. 9 alin. (2) lit. h) RGPD; prelucrare necesară în scopuri legate de medicina preventivă, de furnizare a asistenței medicale și de gestionare a serviciilor de sănătate.
Ce prelucrează sistemul. Înregistrarea și transcrierea automată a apelului, identificarea motivului solicitării și structurarea informațiilor necesare programării. Sistemul nu stabilește diagnostice, nu formulează recomandări medicale, nu realizează recunoașterea emoțiilor și nu creează profiluri. Datele nu sunt utilizate pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială ale furnizorului.
Temeiul juridic. Prelucrarea datelor privind sănătatea cuprinse în convorbire se întemeiază pe art. 9 alin. (2) lit. h) coroborat cu art. 9 alin. (3) din Regulament, iar celelalte categorii de date pe art. 6 alin. (1) lit. c) și lit. f). Personalul furnizorului care are acces la conținutul convorbirilor este ținut de o obligație de confidențialitate echivalentă secretului profesional. Anterior punerii în funcțiune, clinica a realizat o evaluare a impactului asupra protecției datelor (art. 35) și a încheiat cu furnizorul un acord conform art. 28, prelucrarea realizându-se pe infrastructură situată în Spațiul Economic European.
În măsura în care apelul este preluat sau asistat de un asistent vocal automat, veți fi informat la începutul convorbirii că interacționați cu un sistem de inteligență artificială, potrivit art. 50 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2024/1689, și veți putea solicita redirecționarea către un operator uman.
Sistemul IA nu adoptă decizii automate, ci sprijină exclusiv activitatea de programare și înregistrare a solicitărilor. Datele prelucrate prin intermediul sistemului IA nu sunt utilizate în scopuri comerciale sau de profilare. Furnizorul sistemului IA acționează exclusiv în calitate de împuternicit al operatorului, în baza unui Acord de Prelucrare a Datelor încheiat conform art. 28 RGPD, și nu are dreptul de a prelucra datele în scopuri proprii.
Înregistrările audio ale apelurilor sunt stocate pentru o perioadă de maximum 90 de zile de la data apelului, cu excepția cazului în care sunt necesare pentru soluționarea unui litigiu, după care sunt șterse în mod securizat. Pacienții au dreptul de a solicita informații suplimentare cu privire la funcționarea sistemului IA, de a își exercita drepturile prevăzute de RGPD în legătură cu datele prelucrate prin acest sistem, inclusiv dreptul de a obiecta față de prelucrare, prin transmiterea unei cereri la adresa [email protected] sau la adresa clinicii.Analiza automatizată realizată prin sistemul IA MedOcean este limitată la 30 de zile de la data apelului. Vă puteți opune în orice moment prelucrării întemeiate pe interesul legitim, din motive legate de situația dumneavoastră particulară (art. 21 din Regulament), și puteți solicita intervenția unei persoane cu privire la orice rezultat generat de sistem.
MESAJE AUDIO GENERATE PRIN MIJLOACE DE INTELIGENȚĂ ARTIFICIALĂ
Mesajele de întâmpinare și de informare difuzate prin centrala telefonică, precum și mesajele audio difuzate în spațiile clinicii, pot fi generate prin mijloace de inteligență artificială, cu o voce sintetică. Acestea au caracter general, nu sunt personalizate în funcție de datele dumneavoastră și nu implică prelucrarea de date cu caracter personal ale pacienților. Sistemul nu înregistrează și nu analizează conversațiile purtate în spațiile clinicii.
EVALUAREA SATISFACȚIEI PACIENȚILOR ȘI COLECTAREA FEEDBACKULUI
Clinica colectează feedback prin apel telefonic, prin chestionar accesibil printr-un link transmis prin SMS și prin invitație de a acorda o recenzie, transmisă prin newsletter. Temeiul juridic este interesul legitim al clinicii de a evalua calitatea propriilor servicii (art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulament). Mesajele se transmit în cadrul relației existente cu clinica, pentru evaluarea propriilor servicii, cu respectarea art. 12 alin. (2) din Legea nr. 506/2004, fiecare mesaj conținând o modalitate simplă și gratuită de a vă opune primirii unor mesaje ulterioare.
Vă recomandăm să nu includeți informații privind starea de sănătate în răspunsuri sau în recenziile publice, care devin vizibile terților. Rezultatele individuale se păstrează 12 luni, după care referirile nominale sunt eliminate.
REALIZAREA DE MATERIALE FOTO ȘI VIDEO ÎN INCINTA CLINICII
Clinica realizează periodic fotografii și înregistrări video în incinta proprie, în scopul promovării serviciilor medicale, în zone semnalizate în prealabil și în afara spațiilor de acordare a asistenței medicale. Pacienții nu sunt fotografiați sau filmați fără consimțământul lor explicit, exprimat separat, în scris, anterior realizării materialului; refuzul nu are nicio consecință asupra serviciilor medicale, iar consimțământul poate fi retras în orice moment.
Materialele sunt transmise, pentru editare și montaj, unor parteneri contractuali care acționează în calitate de persoane împuternicite, în temeiul unor acorduri conforme cu art. 28 din Regulament. Lista actualizată a acestor destinatari poate fi solicitată oricând la adresa [email protected]. Platformele de socializare pe care sunt publicate materialele acționează, în raport cu prelucrările proprii, în calitate de operatori independenți; odată publicate, materialele pot fi descărcate și redistribuite de terți, iar retragerea lor de pe canalele clinicii nu garantează eliminarea copiilor deja preluate.
DREPTURILE PACIENȚILOR NOVUS MEDICAL CLINICĂ ÎN CONTEXTUL REG. 2016/679:
Dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor dvs.; Dreptul de acces asupra datelor dvs.; Dreptul de a rectifica datele inexacte sau incomplete ; Dreptul de ștergere („dreptul de a fi uitat”) ; Dreptul la restricționarea prelucrării; Dreptul la portabilitatea datelor către un alt operator; Dreptul de a vă opune prelucrării datelor ; Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri ; Dreptul de a vă adresa justiției ; Dreptul de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.) Dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, atunci când prelucrarea se întemeiază pe consimțământ, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
DURATA PRELUCRĂRII :
NOVUS MEDICAL CLINICĂ prelucrează datele dvs. cu caracter personal pe durata necesară realizării actului medical, în vederea îndeplinirii obligațiilor noastre legale, inclusiv obligațiile aplicabile în materia arhivării. Datele dvs. cu caracter personal sunt stocate (electronic și/sau tipărit) pe perioada necesară pentru a respecta obligațiile legale care sunt în sarcina clinicii noastre. Cu titlu orientativ: documentația medicală – pe durata prevăzută de reglementările privind arhivarea documentelor medicale; înregistrările apelurilor telefonice – maximum 90 de zile; imaginile din sistemul de supraveghere video – maximum 30 de zile; datele prelucrate în scop de marketing direct – până la retragerea consimțământului; materialele foto/video – pe durata de valabilitate a acordului exprimat, respectiv până la retragerea consimțământului.
În cazul în care prelucrarea de date are la bază temeiul legal al consimțământului dvs., vă aducem la cunoștință că vă puteți retrage oricând acest consimțământ, fără a afecta însă legalitatea prelucrării efectuate anterior.
TRANSMITEREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL:
Clinica noastră poate transmite datele dvs. cu caracter personal în vederea îndeplinirii obligațiilor sale, către următorii destinatari: partenerii noștri contractuali pentru procesare analize medicale (laboratorare medicale) și furnizarea serviciilor medicale, medicii trimițători și colaboratori; societăți de asigurare, Casele de Asigurări de Sănătate, alte autorități publice sau centrale, consultanții sau procesatorii de servicii IT, în cazul în care furnizarea datelor cu caracter personal este necesară pentru a da curs unei solicitări care are la bază un temei legal ori pentru îndeplinirea obiectului de activitate sau pentru respectarea obligațiilor contractuale pe care ni le-am asumat. De asemenea, transmitem date către furnizorul soluției de gestionare și analiză automatizată a apelurilor telefonice, către furnizorii serviciilor de comunicare prin SMS și poștă electronică și către partenerii care asigură producția și editarea materialelor foto/video, toți aceștia acționând în calitate de persoane împuternicite, în temeiul unor acorduri conforme cu art. 28 din Regulament. Lista actualizată a acestor destinatari poate fi solicitată oricând la adresa [email protected].
Datele dvs. cu caracter personal pot fi transferate către colaboratorii din Spațiul Economic European iar NOVUS MEDICAL CLINICĂ vă asigură că a implementat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor dvs. cu caracter personal. Eventualele transferuri în afara Spațiului Economic European – în special în contextul publicării materialelor pe platformele de socializare – se realizează în temeiul art. 45 sau art. 46 din Regulament.
NOVUS MEDICAL CLINICĂ ADUCE LA CUNOȘTINȚA FIECĂREI PERSOANE FIZICE VIZATE FAPTUL CĂ:
* Dacă dorește să își exercite drepturile, o poate face prin înregistrarea unei cereri scrise, care se depune la sediul sau punctul de lucru aparținând clinicii noastre sau la adresa de e-mail [email protected];
* Drepturile enumerate mai sus nu sunt absolute. Există și excepții, de aceea fiecare cerere primită va fi analizată astfel încât să se poată decide dacă aceasta este întemeiată sau nu, informând persoanele vizate despre aceasta;
* Clinica noastră va încerca să răspundă solicitării dvs. în termen de 30 de zile. Cu toate acestea, termenul poate fi prelungit în funcție de diferite aspecte, precum complexitatea cererii, numărul mare de cereri primite sau imposibilitatea de a vă identifica într-un termen util;
* În cazul în care, adresa de e-mail si numărul de telefon indicate în relația cu clinica noastră aparțin altei persoane, sau atunci când se solicită transmiterea rezultatelor către medicul trimițător sau atunci când sunt dezvăluite alte date aparținând unor terțe persoane, pacienții NOVUS MEDICAL CLINICĂ confirmă că au informat aceste persoane cu privire la conținutul clauzelor de informare menționate mai sus, cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, astfel încât prelucrarea în cazul actului medical, pentru transmiterea rezultatelor analizelor să poată fi realizată fără a mai fi necesare alte formalități din partea clinicii noastre.
* Puteți consulta și Politica de confidențialitate adoptată la nivelul NOVUS MEDICAL CLINICĂ S.R.L. aflată pe site-ul nostru www.novusmedical.ro.
* NOVUS MEDICAL CLINICĂ vă informează că la nivelul României funcționează Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (“A.N.S.P.D.C.P.”) și că aveți dreptul să adresați Autorității indicate mai sus, atunci când considerați că v-au fost încălcate drepturile, accesând site-ul web www.dataprotection.ro.
Notă de informare revizuită la data de 06.08.2026
NOVUS MEDICAL CLINICĂ S.R.L.
Prin Administrator
Filip Marilena Iuliana